電子帳簿保存法の導入に伴い、企業や個人事業主はデジタルでの文書管理が求められるようになりました。

適切な文書保存は、税務調査や業務の効率化において効果を発揮します。

特に、ファイル名の規則的な付け方やフォルダ分けの方法は、電子帳簿保存法の要件を満たし、データの検索や管理をスムーズにするための鍵となります。

この記事では、電子帳簿保存法に基づくファイル名の重要性から、具体的なファイル名の作成方法、効率的なフォルダ管理の方法までを詳しく解説し、法令に準拠した文書管理の実践的な手法をご紹介します。

1．電子帳簿保存法におけるファイル名の重要性

1．なぜ規則的なファイル名が必要なのか

電子帳簿保存法は、企業が電子的に保存する帳簿や書類を適切に管理し、情報を迅速に検索・表示するよう定めています。

ファイル名に規則性を持たせることは、その要件を満たすために必要なのです。

まず、規則的なファイル名を使用することで、膨大な数の電子文書の中から特定の情報を簡単に素早く見つけ出すことができます。

例えば、「取引年月日」「取引先名」「取引金額」といった主要な情報をファイル名に組み込むことで、検索時に必要なファイルを迅速に特定できるようになります。

また、統一されたフォーマットでファイル名をつけることで、後日そのファイルを確認する際に内容がわかりやすくなり、誤解や混乱を防ぐことができます。

不規則なファイル名の場合、内容が曖昧であるために、どの書類なのかを判断するのに時間がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。

さらに、電子帳簿保存法の観点からも、規則的なファイル名をつけることは法令遵守のために不可欠です。

不規則なファイル名が使用されている場合、管理が不適切であると判断されるリスクがあり、それが法令違反につながる可能性もあるため、注意が必要です。

2．保存要件に含まれる「検索機能の確保」とは

電子帳簿保存法における「検索機能の確保」とは、電子的に保存された帳簿や書類が、必要なときに迅速かつ正確に検索・表示できるように管理されていることを指します。

これは、税務調査などの場面で特に重要で、書類が適切に保存され、必要な情報がすぐに取り出せる状態にしておかなければなりません。

つまり、ファイル名に規則性を持たせ、適切な管理を行うことが不可欠です。

検索機能の確保をし、企業は法令を遵守しながら、効率的かつ効果的な文書管理を行いましょう。

2．電子帳簿保存法に対応するためのファイル名の作成方法

1．規則的なファイル名の作成に必要な3つの項目

電子帳簿保存法に対応するためのファイル名には、３つの項目を含んでいなければなりません。

１つ目は、取引年月日です。

取引年月日をファイル名に含めば、取引が行われた日付を一目で把握でき、日付順にデータを整理しやすくなります。

例えば、2024年1月1日の取引の場合、ファイル名には「240101」といった形式で年月日を表記します。

２つ目は、取引先名です。

取引先名をファイル名に含めば、どの企業や個人との取引に関する文書であるかがすぐにわかり、同じ日に複数の取引があった場合でも、取引先ごとにファイルを特定するのが容易になります。

例えば、取引先が「中国仕入れのさくら代行」であれば、ファイル名にその名前を含めます。

３つ目は、取引金額です。

取引金額をファイル名に含めば、特定の取引に関連する情報を迅速に確認できるようになります。

例えば、取引金額が150,000円の場合、ファイル名には「150000」といった形式で金額を表記します。

2．実際のファイル名の記載例

規則的なファイル名を付ける際の具体的な例をみてみましょう。

例は、取引年月日、取引先名、取引金額、書類の種類を含む形式で、電子帳簿保存法に基づいた適切なファイル名の付け方を示しています。

例①

取引年月日: 2024年1月1日 

取引先名: 中国仕入れのさくら代行

取引金額: 150,000円

書類の種類: 見積書

↓

ファイル名例: 240101_中国仕入れのさくら代行_150000_見積書.pdf

例②

取引年月日: 2024年3月1日 

取引先名: 山山工務店 

取引金額: 320,000円 

書類の種類: 請求書

↓

ファイル名例: 240301_山山工務店_320000_請求書.pdf

例③

取引年月日: 2024年6月15日

取引先名: 川川商事 

取引金額: 120,000円 

書類の種類: 領収書

↓

ファイル名例: 240615_川川商事_120000_領収書.pdf

3．文書を効率的に管理するためのフォルダ分けの方法

1．電子帳簿保存法に基づいたフォルダ構成の例

電子帳簿保存法に準拠した文書管理を行うためには、文書の種類や取引先、取引日などに基づいてフォルダを構成することが効果的です。

以下は、電子帳簿保存法に基づいたフォルダ構成の一例です。

メインフォルダ: 文書を保存するためのメインフォルダを作成します。

このフォルダの名前は「電子帳簿」など、わかりやすい名前にします。

サブフォルダ: メインフォルダの中に、文書の種類や年度別にサブフォルダを作成します。

サブフォルダの例

• 請求書
  • 2024年1月
  • 2024年2月
  • 2024年3月
  • ...
• 2024年
• 領収書
  • 2024年1月
  • 2024年2月
  • 2024年3月
  • ...
• 2024年
• 見積書
  • 2024年1月
  • 2024年2月
  • 2024年3月
  • ...
• 2024年

このように、文書の種類や取引年度に基づいてフォルダを分けることで、目的の文書を迅速に検索し、整理することができます。

また、各月ごとにサブフォルダを作成することで、年度ごとの文書も簡単に管理できます。

2．フォルダ管理の注意点とベストプラクティス

整然としたフォルダ構成: フォルダ構成を一貫して整然と保ちましょう。

フォルダ名やサブフォルダ名は、わかりやすく統一感を持たせるようするとよいです。

文書の分類基準の明確化: 文書を分類する基準を明確にし、その基準に基づいてフォルダを作成することが大切です。

例えば、取引先別、文書の種類別、取引日別など、必要に応じて分類基準を決定し、その基準に従って文書を整理します。

検索機能の活用: フォルダ内の文書が増えてくると、検索機能が役立ちます。

取引先名や取引金額などの情報をファイル名に含めると、特定の文書を迅速に検索できます。

定期的な整理: フォルダ構成や文書の整理状況を定期的に行い、必要に応じて改善することが重要です。

不要な文書の削除やフォルダの整理を行い、フォルダ構成が常に適切であるように保つことが、効率的な管理に繋がります。

バックアップとセキュリティ: 文書を管理する際には、バックアップを定期的に行い、データの喪失に備えます。

また、機密性の高い文書については、適切なセキュリティ対策を施し、アクセス制限を設けましょう。

4．よくある質問とその答え

以下に、電子帳簿保存法に関する一般的な質問とその回答を示します。

Q1: 電子帳簿保存法とは何ですか？ 

A: 電子帳簿保存法（電子帳簿保存法）は、電子的なデータで帳簿や書類を保存する際の要件を定めた法律です。

この法律は、企業や個人が電子的な形式で帳簿や書類を保存し、税務調査時に迅速に確認できるようにするための基準を設けています。

主な要件には、データの改ざん防止、検索機能の確保、適切な保存期間の遵守などがあります。

Q2: 電子帳簿保存法に基づく保存期間はどのくらいですか？

A: 電子帳簿保存法における文書の保存期間は、法人の場合は基本7年、最長10年、個人の場合は基本5年、最長7年と定められています。

具体的な保存期間は、文書の種類や用途によって異なる場合がありますが、最低でもこれらの期間にわたって保存する必要があります。

Q3: 電子帳簿保存法において、文書の形式にはどのような制限がありますか？ 

A: 電子帳簿保存法では、文書の形式について特に制限はありませんが、保存する電子データは、改ざん防止のために適切な形式で保存する必要があります。

一般的には、PDF形式が推奨されており、改ざん防止機能を備えた形式で保存することが望ましいです。

また、文書は通常、適切なメタデータを含む必要があります。

Q4: 電子帳簿保存法に基づく文書の改ざん防止について、どのような対策が必要ですか？ 

A: まず、デジタル署名や暗号化を用いることで、文書の改ざんを防ぐことができます。

デジタル署名は文書の真正性を保証し、暗号化はデータの内容を保護するための方法です。

次に、改ざん検知機能を持つシステムを導入することが推奨されます。

これにより、文書が改ざんされた場合に警告が発されるため、迅速に対応することができます。

さらに、定期的なバックアップの作成もしておきましょう。

バックアップを定期的に行うことで、データの完全性を保ち、万が一のデータ損失や破損に備えることができます。

Q5: 電子帳簿保存法において、紙の帳簿と電子帳簿を併用しても問題ないですか？

A: はい、電子帳簿保存法では、紙の帳簿と電子帳簿を併用することができます。

しかし、電子帳簿保存法の要件に従って、電子データについても適切な保存、検索、改ざん防止の対策を講じる必要があります。

紙の帳簿を併用する場合でも、法定の保存期間に従って保存しなければなりません。

5．まとめ

いかがでしたか？

電子帳簿保存法に基づく文書管理を適切に行うためには、規則的なファイル名の付け方や効果的なフォルダ分け、改ざん防止策の実施を行いましょう。

これらの対策を講じることで、文書の検索性や管理の効率を高めるとともに、法令に準拠した安全なデータ保存ができます。

適切な管理方法を取り入れることで、業務の信頼性と効率を向上させ、将来的なトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。

この記事は中国輸入代行業者である中国仕入れのさくら代行が執筆しています。

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